Zasady przejmowania patronatu SHP nad konferencjami naukowymi oraz dofinansowania udziału młodych naukowców w konferencjach naukowych ze środków SHP
A. Patronat SHP:
1. Societas Humboldtiana Polonorum może na wniosek organizatorów objąć patronatem konferencję naukową w dowolnej dziedzinie nauki.
2. Wyłączone z patronatu SHP są imprezy o charakterze politycznym, religijnym, propagandowym, rozrywkowym oraz handlowo-komercyjnym.
3. Decyzję o objęciu patronatem podejmuje Prezydium Zarządu Głównego SHP.
B. Dofinansowanie uczestnictwa młodych naukowców w konferencjach naukowych:
1. Uczestnictwo młodych naukowców w konferencjach naukowych może być dofinansowane ze środków SHP w ramach programu „Humboldtyści dla młodych naukowców”.
2. SHP może udzielić dofinansowania, jeśli spełnione są wszystkie poniższe warunki:
- konferencja odbywa się w Polsce,
- dotyczy osoby, która nie ukończyła 35 roku życia; młody badacz, dla którego wnioskowane jest dofinansowanie musi być autorem bądź współautorem referatu, komunikatu lub posteru zakwalifikowanego do wygłoszenia w programie konferencji lub przyjętego do publikacji pokonferencyjnej,
- opiekunem naukowym młodego badacza musi być członek Societas Humboldtiana Polonorum,
- podczas wystąpienia ustnego, prezentacji posteru, a także w publikacji pokonferencyjnej należy wyraźnie zaznaczyć fakt dofinansowania przez SHP.
3. Dofinansowanie może obejmować następujące wydatki: opłaty konferencyjne, koszty przejazdu oraz zakwaterowania. SHP refunduje poniesione koszty na podstawie: faktury VAT wystawionej rachunek na SHP - w przypadku opłaty konferencyjnej i zakwaterowania; biletów – w przypadku kosztów przejazdu. Możliwe jest uiszczenie przez SHP opłaty konferencyjnej tytułem udziału młodego badacza bezpośrednio na konto organizatora konferencji.
4. Wniosek o dofinansowanie udziału młodego badacza w konferencji składa członek SHP do właściwego miejscowo Oddziału. Wniosek obejmuje:
- formularz zgłoszeniowy wypełniony przez młodego badacza,
- opinię członka SHP,
- program konferencji,
- potwierdzenie przyjęcia referatu, komunikatu lub posteru.
Wnioski składa się elektronicznie na adres mailowy przewodniczącego oddziału.
5. Oddziały opiniują złożone wnioski na formularzu zgłoszeniowym i przesyłają je na adres mailowy Sekretarza Generalnego ZG SHP.
6. Decyzję o przyznaniu dofinansowania podejmuje Zarząd Główny SHP. Terminy rozpatrywania wniosków: 31 marca, 30 czerwca, 30 września, 31 grudnia. Maksymalny koszt dofinansowania jednego wniosku nie może przekroczyć 1.000 zł (jeden tysiąc złotych). Przewidywany roczny koszt dofinansowania udziału młodych badaczy w konferencjach naukowych nie powinien przekroczyć kwoty 20.000 zł (dwadzieścia tysięcy złotych). Środki niewykorzystane w danej edycji mogą być wydatkowane w następnej edycji.